Guide utilisateur application mobile OpenFlex : traitement des reprises.

Ce guide décrit le parcours complet d’estimation d’une reprise depuis l’application mobile OpenFlex : sélection du client, configuration du véhicule, tour du véhicule, puis finalisation selon vos droits.

Sommaire

1. Prérequis
2. Paramétrages des comptes utilisateurs
3. Estimation d’une reprise
   • Sélection du client
   • Clients existants, opportunités et véhicules possédés
   • Configuration de la reprise
   • Tour du véhicule
   • Autres défauts
4. Finalisation d’une reprise sans disposer du droit de validation
   • En attente du retour du manager
   • Réponse du manager
5. Finalisation du parcours
6. Modifier une estimation de reprise
7. Cotation rapide

1. Prérequis

Peu de prérequis pour l’utilisation de l’application

• Avoir installé l’application et s’être connecté : voir le guide « Guide utilisateur application mobile OpenFlex – Premiers pas : installation et connexion ».

2. Paramétrages des comptes utilisateurs

Vérification des droits des utilisateurs

Selon les droits accordés aux groupes utilisateurs constituant vos équipes commerciales, la finalisation des parcours de reprise sera différente. L’administrateur de la plateforme devra s’assurer que chaque groupe dispose des droits appropriés.

Exemples de groupes utilisateurs :

• Vendeurs « débutants » : « Aucun droit de validation des opportunités ». Ces derniers devront solliciter un manager pour finaliser une reprise.
• Managers / Chefs des ventes : chargés de la validation des estimations de reprises faites par les vendeurs « débutants », ils pourront analyser les demandes reçues avant de se prononcer. Pour cela le « Droit de validation des offres de reprise » est nécessaire.
• Vendeurs « experts » : commerciaux expérimentés pouvant agir en autonomie, leur assignation à un groupe utilisateur dédié ayant le « Droit de validation de ses propres offres de reprise » autorisera la gestion complète des estimations de reprise qu'ils auront créées.
• Rappel : si votre paramétrage permet des validations automatiques des reprises en fonction de certains critères, alors les responsables ne seront pas sollicités. L’algorithme les détectera et agira en conséquence.

Paramètres / Utilisateurs, groupes et gestion des droits / groupe « vendeurs débutant » / Droits des opportunités

3. Estimation d’une reprise

Sélection du client

• Entrez dans le menu « Reprises » pour visualiser vos estimations et pour en commencer une nouvelle.
• La première étape du parcours consiste à rechercher le client dans la base de données en entrant son nom dans la barre de recherche. En consultant le détail des contacts clients, vous pourrez vérifier si leurs coordonnées sont à jour (voir image 3).
• Si la fiche du client n’existe pas encore, appuyez sur le bouton « Créer un nouveau client » pour renseigner ses coordonnées.
• Une fois les champs obligatoires saisis, vous pourrez créer une estimation (Voir image 4).

Clients existants, opportunités et véhicules possédés

• Éviter les doublons : le bouton « Créer un nouveau client » apparaît une fois une recherche saisie. Pendant la saisie du nom et du prénom (ou de la raison sociale), l’application vous propose les clients existants aux informations similaires.
• Repartir d’une opportunité en cours : après avoir sélectionné le client, affichez ses opportunités et choisissez celle à compléter. L’estimation crée alors une nouvelle offre sur cette opportunité. Les opportunités fermées ne peuvent pas être reprises.
• Repartir d’un véhicule possédé : si le client possède déjà un véhicule enregistré, sélectionnez-le. L’estimation reprend à l’étape « Informations », avec l’historique pré-rempli.

Configuration de la reprise

• Trois méthodes sont à votre disposition pour identifier la marque, le modèle, la version ainsi que la finition du véhicule au début de l’estimation : la recherche par numéro d’immatriculation (1), la recherche manuelle (2) ou la reconnaissance automatique du numéro d’immatriculation du véhicule en le scannant (3).
• Exemples :

• En configuration manuelle, vous serez amené à choisir la finition et la version du véhicule (image 1), tandis que la recherche par immatriculation permet de trouver automatiquement ces informations.
• Une fois que vous êtes assuré d’avoir trouvé la bonne version, précisez les couleurs extérieures et intérieures du véhicule ainsi que son type de sellerie.
• Si la marque n’est pas référencée, choisissez « Personnalisée » dans la liste des marques, puis saisissez les caractéristiques du véhicule. Le nom du modèle est obligatoire.
• Lors de la phase suivante, l'utilisateur sera invité à spécifier si le véhicule en question dispose d'options ou de packs. La présence de certains équipements de série pourra aussi être vérifiée.

• Par la suite, vous devrez saisir les informations relatives au kilométrage, à la date prévisionnelle d’entrée en stock ainsi que les numéros d’immatriculation et de châssis si vous avez configuré le véhicule manuellement.
• À l’étape « Historique », demandez à votre client des détails sur l’entretien et l’origine du véhicule, son nombre de propriétaires ainsi que son mode de financement. En cas d’oubli, vous pouvez revenir en arrière en appuyant sur le bouton « Précédent ».
• Poursuivez l’évaluation de l’état du véhicule en contrôlant l’état des pneus avant de procéder au contrôle de la carrosserie.

Tour du véhicule

• Pour relever les différents types de défauts visibles sur la carrosserie, sélectionnez les angles de vues du véhicule situés en haut de l’écran et cliquez sur le bouton « ajouter les défauts ». Plusieurs zones correspondant aux éléments de carrosserie susceptibles d’être endommagés seront matérialisées par un . Appuyez sur ces boutons pour reporter un défaut.
• Précisez la nature de celui-ci avant de le prendre en photo si vous le souhaitez.
• Si la photo vous convient, validez-la. Sinon, reprenez-en une nouvelle. Selon le paramétrage de votre entité, une photo peut être obligatoire pour enregistrer un défaut. Vous pouvez aussi ajouter plusieurs photos en une seule fois ou en choisir dans la galerie de votre téléphone (également à l’étape « Autres défauts »).

• Une fois les défauts constatés et les visuels ajoutés, enregistrez-les (1). Faites de même pour chaque zone endommagée en changeant de côté autant que nécessaire, en appuyant sur les vues situées à gauche de l’écran (2).
• L’inspection de l’état de la carrosserie terminée, appuyez sur la touche « Retour » (3) pour basculer sur le récapitulatif des dommages.
• En appuyant sur les différentes vues du véhicule (4) , vous retrouverez dans le récapitulatif la quantité de défauts reportés ainsi que leur nature (rayure, bosselé, à remplacer, etc.) et le coût estimé des réparations.
• Si vous n’avez plus de dégâts à signaler, cliquez sur « Continuer » pour passer à la dernière étape du parcours d’estimation.

Autres défauts

Il vous restera à préciser quelques informations annexes :

• Présence de frais d’entretien à prévoir,
• Signaler si le véhicule est destiné à la casse.

Et le cas échéant, mentionner la présence d’autres défauts qui ne font pas partie des dommages esthétiques dans les rubriques suivantes :

• Défauts sur la sellerie : déchirures, brûlures, salissures…
• Autres défauts : de nature secondaire, ceux-ci sont paramétrables dans la plateforme OpenFlex (clef manquante, absence du câble de recharge, contrôle technique expiré…).
• Défauts personnalisés : permet de saisir n’importe quel défaut manuellement. Celui-ci pourra être photographié et son coût devra être inscrit.
• Enfin, vous pouvez ajouter des visuels complémentaires pour mieux illustrer l’état global du véhicule.

Si votre entité a défini un nombre minimum de photos, l’estimation ne pourra être terminée qu’une fois ce nombre atteint.

Dès que vous avez enregistré les dernières informations, « Terminer » l’estimation de reprise en appuyant sur le bouton prévu à cet effet.

4. Finalisation d’une reprise sans disposer du droit de validation

En attente du retour du manager

• Selon la politique en vigueur au sein de votre groupe (voir Paramétrage des comptes utilisateurs), un manager devra intervenir pour valider les estimations de reprises effectuées par les commerciaux.
• Dans cette configuration, le vendeur patientera le temps que son responsable traite sa demande de validation. La reprise sera donc classée au statut « À valider » dans l’intervalle.
• Il est possible de retrouver aisément les reprises en attente de validation en utilisant les filtres figurant en haut de l’écran dans le menu « Reprises ». Ceux-ci correspondent aux différents statuts des estimations de reprise.
• Si vous travaillez sur plusieurs entités ou sur plusieurs points de vente, cliquez sur l’entonnoir situé en haut à droite de l’écran pour accéder à des filtres supplémentaires qui vous permettront d’augmenter la pertinence des résultats affichés.

Réponse du manager

• Vous serez prévenu de la validation ou du refus du manager dans la plateforme OpenFlex via les notifications.
• Dans l’application, le statut de l’offre changera pour « Validée » ou « Refusée », et le nom du manager, l’heure, le prix et l’éventuel commentaire laissé par ce dernier seront retranscrits dans l’historique. Finalisez l’offre sur la plateforme en cas de réponse positive. Sinon, envoyez une nouvelle demande de prix au manager.

5. Finalisation du parcours

Managers & vendeurs autonomes

• Les vendeurs disposant des droits pour travailler en autonomie sur leurs propres estimations et les managers pourront créer et finaliser des reprises à leur guise.
• La seule différence entre ces utilisateurs est la possibilité pour les managers de valider ou de refuser les estimations faites par des vendeurs non autorisés à fixer eux-mêmes les prix de reprise.
• Donc, quand une estimation ne sera pas validée automatiquement via l’algorithme (voir Paramétrage des comptes utilisateurs), ces utilisateurs pourront définir la destination et le prix de reprise (1) manuellement.
• En lançant un « Calcul auto » (2) sur une des destinations proposées, toutes les informations utiles pour définir au mieux le prix de reprise s’afficheront.
• En appuyant sur le bouton « Enregistrer » (3), vous sauvegardez les modifications apportées à l’estimation de reprise. Il vous restera alors à finaliser l’offre sur la plateforme OpenFlex.

6. Modifier une estimation de reprise

Corriger une estimation non validée

• Depuis la synthèse d’une reprise, appuyez sur « Modifier ». Le parcours reprend directement à l’étape « Design » (couleurs et sellerie), puis se poursuit comme une estimation classique.
• Vous pouvez modifier une reprise si vous l’avez créée, ou si vous êtes valideur ou autonome sur votre point de vente de connexion. Un demandeur ne peut pas modifier une reprise créée par quelqu’un d’autre.
• Une fois la reprise validée, elle n’est plus modifiable.

7. Cotation rapide

Donner rapidement une estimation de prix

• La cotation rapide donne une première estimation du prix d’un véhicule, sans réaliser le parcours complet de reprise. Elle nécessite un droit spécifique : « Activer la recherche VIN pour les reprises ».
• Dans le menu « Reprises », appuyez sur « + » puis sur « Cotation rapide ». Sans ce droit, seule l’option « Estimer » est proposée.
• Identifiez le véhicule par son immatriculation, son numéro VIN ou par recherche manuelle. Le résultat présente l’étude de marché du véhicule.
• Si la valeur future est activée sur votre entité, l’onglet « Valeur future » permet de la calculer : saisissez la durée restante du contrat (en mois) et le kilométrage annuel. Vous obtenez la valeur future, la valeur de revente future et la valeur de reprise future.