OpenFlex - Guide Utilisateur Secrétaire

1. Module Secrétariat. Entrées en stock 

Recherche d’un véhicule 

Le menu « Véhicules » permet d’accéder au stock.

• La zone de recherche permet un accès direct aux véhicules ciblés par marque, modèle, immatriculation, châssis ou identifiant 1.
• Cette zone permet de cibler la catégorie de véhicules (VN, VD, VO), la zone « Trier par » permet de ranger la liste selon certains critères 2.
• Ajouter un (ou plusieurs) filtre permet d’affiner le ciblage de véhicules 3.
• Pour conserver votre configuration de filtrage, il est possible de sauvegarder votre recherche pour un usage ultérieur 4.
• Cliquez sur la photo ou le libellé d’un véhicule pour consulter sa fiche 5.

Créer un VN stock

• Configurez le VN en renseignant la marque du véhicule et le libellé du modèle.
• Ensuite, cliquez sur suivant pour choisir le niveau de finition.

• Lors de cette étape, la liste des équipements de chaque niveau de finition est consultable.
• Pour savoir sur quelle finition un équipement est présent, entrez son libellé dans la barre de recherche.
• Sélectionnez un niveau de finition pour passer à la prochaine étape.

• Il vous faudra alors choisir la motorisation et la transmission du VN pour passer à l’étape suivante.

• À l’étape Design, sélectionnez les coloris extérieurs/intérieurs et le type de sellerie.

• Enfin, ajoutez si besoin des options et/ou des équipements avant de terminer la configuration des éléments montés sur le véhicule.

• Avant de finaliser la configuration du véhicule, vous avez la possibilité d’ajouter des prestations annexes (Ex : extension de garantie/contrat d’entretien).

Ajoutez une prestation manuellement en rentrant son libellé ou sa référence. Appuyez sur le bouton pour terminer votre configuration.

Ajoutez un service/une prestation personnalisée

• Pour finaliser la création du véhicule, cliquez sur "Enregistrer".

Il est conseillé d’indiquer dans la synthèse quelques informations additionnelles. Exemple : le numéro interne du véhicule, Le point de vente propriétaire, le code usine…

Déclarer un véhicule en entrée physique (ajout : n° de police, date d’entrée en stock)
 

Depuis le menu "Véhicules", recherchez le véhicule concerné en utilisant la barre de recherche et les filtres.

• Une fois sur la fiche du véhicule, depuis l’onglet "Synthèse", cliquez sur « Gérer le statut ».

Renseignez ensuite les informations obligatoires pour valider le passage du véhicule au statut « Entrée physique ».

Déclarer l'entrée au livre de police électronique :

Appuyer "Déclarer l’entrée au LPE".

Renseignez les informations obligatoires pour déclarer l’entrée au LPE.

2. Module secrétariat. Modification d'un véhicule

Modifier un véhicule

Modifiez les données du véhicule à mettre à jour (DEST/KM/PDV) ainsi que les caractéristiques techniques.  

Appuyer sur ce bouton pour enregistrer les modifications réalisées.

3. Module Secrétariat. Listes de stock

Créer des listes de stock

Pour faciliter la gestion du stock de la concession, vous avez la possibilité de sauvegarder des listes de véhicules.

Exemple : liste des VO en entrée physique par date

• Dans la rubrique "Afficher", sélectionnez le filtre « Tous les VO » et choisissez le statut « Entrée physique » toutes destinations confondues. 1
• Appliquez le filtre additionnel "date d’entrée en stock" 2
• Triez les résultats si vous le désirez 3
• Sauvegarder la recherche 4

Retrouvez cette recherche dans les « Recherches sauvegardées ».

4. Editions de documents, sorties du stock 

Impression des documents
 

Sélectionnez les documents administratifs et les CERFA que vous souhaitez éditer. Puis cliquez sur le bouton "Imprimer". 

5. Planification et livraison

Planifier la livraison d'un véhicule vendu

Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton « Véhicules à préparer pour livraison ».

Planifiez et validez le rendez-vous de livraison avec le client. Le véhicule sera alors visible dans la liste des véhicules à déclarer livrés.

Le rendez-vous sera également ajouté à l’agenda. Vous pouvez aussi choisir le collaborateur.

Déclarer la livraison d'un véhicule vendu
 

Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton "Véhicules à déclarer livrés".

Renseignez les champs obligatoires et le compte-rendu de livraison avant de déclarer cette dernière.