OpenFlex - Guide utilisateur Conseiller commercial

Conseiller commercial : rôle et attributions

• Le rôle du conseiller est de gérer les opportunités commerciales liées aux prospects et clients.
• Il devra à la fois traiter les opportunités de reprise et de vente, les leads, assurer le suivi de son portefeuille clients/prospects et mettre à jour le stock de véhicules (photos, kilométrages, sites de présence…).
• Ces actions sont détaillées dans les chapitres suivants :
  • Opportunités : Création et Gestion des Opportunités 
  • Suivi Clients 
  • Actions sur le stock 

1. Opportunités : Création et Gestion des Opportunités. 

• Création d’une opportunité
• Constitution de l’offre commerciale selon le type d’opportunité 
• Choix d’un véhicule en stock : VN VD VO 
• Constitution de l’offre sur le véhicule 
• Insérer une reprise dans l’offre-avec l'application mobile Scanprice
• Insérer une reprise dans l'offre 
• Qualifier la reprise 
• Détails du calcul de reprise 
• Accès aux informations marché de la reprise
• Cas où le montant de la reprise est soumis à une validation du Manager
• Validation du Manager
• Visualiser l’offre
• Valider l’offre en complétant la fiche client
• Imprimer l’offre
• Passer la commande, l’imprimer et préparer la livraison
• Compléter les modalités de paiement et imprimer le bon de commande
• Envoyer la commande au client + pièces justificatives
• Validation de la commande (si la paramètre de validation de commande est activé)
• Préparer la livraison
• Déclarer la livraison du véhicule vendu / réaliser l’entrée en stock du véhicule repris
   

2. Suivi Clients 

• Effectuer le suivi client : accès par l’écran d’accueil 
• Effectuer le suivi client : accès par le menu client 

3. Actions sur le stock 

• Actions sur le stock par le conseiller commercial 
• Mise à jour des éléments du véhicule 
• Ajouter les photos du véhicule 
• Imprimer les affichettes d’exposition (et autres documents) 

1. Opportunités : Création et Gestion des Opportunités. 

Création d’une opportunité 

Cliquez sur le menu « Opportunités » : 

Puis sur le bouton « Créer une opportunité » :

Si le client n’existe pas encore, créer sa fiche en cliquant sur « Créer une opportunité avec ce client » :

Une nouvelle opportunité est créée avec ce client, il est alors possible de planifier un rdv, un essai, une relance ou de faire une nouvelle offre. Cliquez sur « Faire une nouvelle offre ».

Constitution de l’offre commerciale selon le type d’opportunité 

La création d’une nouvelle offre peut s’effectuer en commençant par :

• Le choix d’un véhicule en stock : VN,VD ou VO 
• La configuration d’un VN 
• L’estimation de reprise 

Choix d’un véhicule en stock : VN VD VO 

La zone de recherche permet un accès direct aux véhicules ciblés par marque, modèle, immatriculation ou châssis 1      

Cette zone permet de cibler la catégorie de véhicules (VN, VD, VO), la zone « Triés par » permet de ranger la liste selon certains critères 2

Ajouter un (ou plusieurs) filtre permet d’affiner le ciblage de véhicules. Ils peuvent être sauvegardés pour un usage ultérieur. 3

Il suffira ensuite de cliquer sur le véhicule en question pour faire une offre 4

Constitution de l’offre sur le véhicule 

L’offre pourra être validée après :

• la saisie d’une éventuelle remise
• l’apparition en automatique des opérations commerciales
• la proposition d’accessoires
• le choix d'un pack livraison en cours (items décochables)
• la saisie des éventuelles extensions de garanties
• la saisie des frais administratifs

Exemple : frais administratifs

S’il n’y a pas de reprise, valider l’offre et l’imprimer en cliquant sur « Valider l'offre et l'imprimer ».                   

Sinon, insérer une reprise dans l’offre.
 

Deux méthodes existent pour insérer une reprise :
 

-Depuis le poste du vendeur, en cliquant sur « Estimer une reprise ».

-Par l’application mobile OpenFlex en faisant le tour du véhicule (méthode conseillée)

Insérer une reprise dans l’offre-avec l'application mobile Scanprice

Après avoir téléchargé l’application OpenFlex, il suffit de vous connecter avec les mêmes identifiants / mot de passe utilisés pour vous connecter à OpenFlex.

Insérer une reprise dans l’offre

La finition et version du véhicule doivent être sélectionnées ici.

Qualifier la reprise 

Choix des couleurs et selleries :

Choix des options :

Contrats de service :

Évaluation des Frais de Remise en Etat du véhicule (FREVO)

État des pneumatiques :

Évaluation des Frais de Remise en Etat du véhicule (FREVO)

• Localisation et graduation des défauts de carrosserie avec ajout d’une ou plusieurs photos d’état du véhicule afin de faciliter l’évaluation des coûts par le valideur des prix de reprise.
• Ajout d’une ou plusieurs photos d’ensemble pour illustrer le tour du véhicule
• Possibilité d’ajouter d’autres défauts et leurs coûts non listés précédemment dans les frais de remise en état génériques.

Détails du calcul de reprise

Accès aux informations marché de la reprise

Cas où le montant de la reprise est soumis à une validation du Manager 

Le calcul du prix de reprise est en dehors des critères de validation automatique, la validation du manager est requise.

Dans l’attente de la validation, l’offre peut être consultée, les valeurs de marché et de reprise sont visibles.

Mais l’offre ne peut être éditée, ni donc transformée en commande.

Dans la liste des opportunités en cours, cette offre reste en attente de validation.

Validation du Manager 

La validation du manager est requise.

Une fois la validation du manager acquise, le vendeur peut valider l’offre dans ses opportunités.

La reprise validée apparait dans l’offre.

Visualiser l’offre 

Valider l’offre en complétant la fiche client 

Cliquer ensuite sur Valider et imprimer.

Imprimer l’offre 

Une fois que les coordonnées du client seront complétées, l'offre pourra être imprimée.

Ce message d'information s'affiche suite à l'édition, il permet de télécharger les documents.

Vous avez la possibilité de réimprimer l’offre en appuyant sur « Imprimer ».

Passer la commande, l’imprimer et préparer la livraison

Compléter les informations de livraison, dates, lieu.

Initier le suivi client.

Compléter les modalités de paiement et imprimer le Bon De Commande

Envoyer la commande + pièces justificatives 

Vous pouvez envoyer la commande par courriel à votre client. 

Validation de la commande (si le paramètre de validation de commande est activé)

La commande devra être validée par vous-même, si vous avez les droits, ou par l’administrateur/manager qui recevra une notification sur son environnement.

Préparer la livraison

Depuis la page d'accueil, un indicateur permet l'accès direct aux véhicules à préparer pour la livraison.

Déclarer la livraison du véhicule vendu / réaliser l’entrée en stock du véhicule repris 

Un autre bouton est à votre disposition pour déclarer la livraison du véhicule depuis la page d'accueil :

Il faudra renseigner tous les champs obligatoires pour déclarer la livraison.

2. Suivi Clients 

Effectuer le suivi client : accès par l’écran d’accueil 

• Vos rendez-vous apparaissent sur votre écran d’accueil. Un clic dans la case permet de clôturer l’action.

Effectuer le suivi client : accès par le menu client 

Un clic sur le menu Clients permet d’accéder à vos contacts.

Il est possible de rechercher directement un client grâce à la zone de recherche ou avec les filtres. Un clic sur le nom du client permet l’ouverture de sa fiche.

Depuis la fiche client, les boutons d’action permettent de relancer le client, de prendre un RDV, d’ajouter une note ou de modifier cette fiche.

• L’onglet Synthèse permet de gérer la relation commerciale

• L’onglet Véhicules présente les véhicules possédés ou utilisés

• L’onglet Historique conserve toutes les actions intervenues sur cette fiche client.

3. Actions sur le stock 

Actions sur le stock par le conseiller commercial 

Le conseiller commercial intervient sur les véhicules en stock afin de :

• Mettre à jour le kilométrage, le site de présence
• Ajouter des photos
• Imprimer les affichettes d’exposition

L'accès au stock se fait par le menu « Véhicules ».

Une recherche directe est disponible (marque, modèle, immatriculation, châssis, identifiant). 1

Plusieurs critères d’affichage sont disponibles. 2

Les filtres appliqués peuvent être sauvegardés pour une consultation ultérieure.3

Un clic sur le véhicule ouvre sa fiche. 4

On peut aussi choisir un affichage en colonnes :

Mise à jour des éléments du véhicule 

Cliquer sur « Modifier » afin de mettre à jour les éléments du véhicule (kilométrage, site de présence).

Modifier le kilométrage ou le site de présence physique

Ajouter les photos du véhicule 

Cliquer sur « Ajouter un visuel » afin de charger les images du véhicule.

Après avoir chargé un visuel, il suffit de le cliquer/glisser sur le gabarit de prise de vues correspondant.

Imprimer les affichettes d’exposition (et autres documents) 

Cliquer sur « Imprimer » afin d’accéder aux documents disponibles sur ce véhicule.

Plusieurs formats d’affichette sont disponibles, il suffit de sélectionner le modèle souhaité. De nombreux autres documents sont également disponibles et sélectionnables. Cliquer sur « Imprimer » après avoir fait la sélection des documents.