OpenFlex - Guide Utilisateur Manager

1. Actions sur le tableau de bord 

2. Gestion du stock 

3. Pilotage

Manager – Rôle et attributions 

•Le manager a un rôle de gestion et d’analyse.

•Il valide les estimations de reprise soumises par ses collaborateurs.

•Il manage les vendeurs en veillant au respect des procédures de traitement des clients (suivi/relance/rdv) dans le Pilotage. 

•Il optimise l’état du stock (VN/VD/VO) : en actualisant les prix, en gérant les publications, en créant des listes de stock (menu véhicule).

•Il pilote son activité en se basant sur les indicateurs reportés dans le menu pilotage

1. Actions sur le tableau de bord         

Actions sur le tableau de bord : 

Le tableau de bord de la page d’accueil permet de centraliser les informations clés liées à l’activité commerciale et d’accéder rapidement aux principales actions.

Il offre une vision synthétique de l’activité en cours et facilite la navigation vers les éléments nécessitant un suivi.

Depuis le tableau de bord, il est possible de :

•Accéder aux raccourcis personnalisés pour retrouver rapidement des recherches ou vues sauvegardées 

•Consulter les informations générales liées à l’activité commerciale 

•Accéder directement aux opportunités, clients ou véhicules depuis les onglets disponibles

Agenda :

L’agenda, situé sur la partie droite de l’écran, permet de :

•Visualiser les rendez-vous et événements à venir 

•Ajouter un événement personnel 

•Suivre les relances associées aux opportunités

Valider une estimation de reprise :
 

Cliquez sur le bouton Estimations en attente de validation.

• Les estimations en attente d’une validation de prix sont listées par date de demande. Il est possible de valider ou de refuser un prix de reprise depuis cette liste .

Retrouvez directement une estimation de reprise en utilisant la barre de recherche et les filtres.

Des filtres additionnels sont disponibles pour affiner les résultats affichés.

Mettre à jour le prix de vente des VO : 

Cliquez sur le bouton Mise à jour des prix en attente de validation.

Les véhicules dont le prix de vente doit être mis à jour sont listés avec de nouvelles propositions de prix. Il est possible de les valider ou de les refuser directement en consultant la liste.

Cliquez sur "Voir le détail" pour bénéficier de plus amples informations sur le prix.

Utilisez les filtres pour lister les véhicules par type de mise à jour de prix appliquée (automatique, à valider, validée ou refusée).

Des filtres additionnels sont disponibles pour affiner les résultats affichés.

Commander un VN au constructeur : 

Lorsqu’ un client commande un VN non disponible en stock, sa configuration sera consultable en cliquant sur le bouton « Véhicules à commander usine ».

Depuis la liste affichée, sélectionnez le véhicule à commander pour afficher sa configuration. Il vous suffira alors de reproduire celle-ci dans l’outil du constructeur pour procéder à sa commande.

*Une fois les informations saisies, appuyer sur le bouton Valider en bas de page.*

Suivre les livraisons à venir : 

Pour visualiser la liste des véhicules qui seront prochainement livrés, cliquez sur le bouton « Véhicules à préparer pour livraison ».

Agenda : visualisation des RDV :
 

L’agenda est visible depuis la page d’accueil.

• Les événements se déroulant à court terme sont reportés dans la partie supérieure de l’agenda.
• Les événements prévus la semaine suivante sont mentionnés dans la partie Plus tard.

Agenda : ajout d’un RDV personnel : 

Ajoutez un RDV personnel, en cliquant sur le bouton "Nouvel événement"  dans l’agenda.

Pour créer un événement, préciser le type et le titre de ce dernier avant de le planifier.

Accès à l’agenda : 

L’ensemble des informations enregistrées dans l’agenda est visible en cliquant sur « Voir mon agenda ».

Accès à l’agenda des collaborateurs (1)              On peut avoir accès aux 3 agendas :

                                                                       -Agenda Perso (2) 

                                                                       -Livraison (3) 

                                                                       -Essais (4)

Traitement des relances en cours : 
 

Les relances clients à traiter sont visibles sur la page d’accueil directement dans l’agenda. Cliquez sur le nom du prospect pour accéder à sa fiche client détaillée ou sur l’opportunité pour voir la synthèse et l’historique de l’affaire en question.

Une fois le client relancé, cochez la case correspondante pour indiquer que la tâche a été effectuée. Il faudra remplir un compte-rendu pour conserver une trace de cet échange. Vous pouvez aussi, si vous le souhaitez, modifier la relance.

Une fois la relance effectuée, appuyez sur « Clôturer l’événement ».

2. Gestion du stock 

Recherche d’un véhicule : 

Le menu « Véhicules » donne accès à l’intégralité du stock de véhicules.

• La zone de recherche permet de retrouver directement les véhicules en entrant des informations clés (marque, modèle, N° d’immatriculation ou de châssis). 1
• La zone « Afficher » permet de définir la catégorie de véhicules recherchée (VN, VD, VO), il sera possible de  trier les résultats obtenus selon certains critères. 2
• Vous pourrez ajouter un (ou plusieurs) filtre(s) pour augmenter la pertinence des résultats affichés.3
• Pour conserver votre configuration de filtrage, sauvegarder votre recherche pour un usage ultérieur.4
• Quand le véhicule recherché sera affiché, cliquez sur sa photo pour consulter sa fiche.

Sauvegarder la recherche

Vous pouvez sauvegarder votre recherche afin qu’elle puisse être visible sous forme de tuile sur votre écran d’accueil.

Vous devez nommer la recherche.

Vous avez aussi la possibilité de partager votre recherche : 

Une fois votre recherche configurée, appuyez sur le bouton "Sauvegarder la recherche".

Accès aux informations d'un véhicule : 
 

• Plusieurs menus sont disponibles pour : consulter les informations du véhicule, ajouter des équipements, des prestations annexes, éditer des documents administratifs et gérer les publications. 1
• Les données essentielles du véhicule sont visibles dans la rubrique synthèse.2
• Le détail du prix , les opportunités en cours sur le véhicule ainsi que ses informations additionnelles sont disponibles dans cette zone.3

Prise de rendez-vous d’essai : 

Vous pouvez planifier un RDV essai directement via une opportunité ou un véhicule en statut « Entrée physique ».

Créez une nouvelle opportunité liée à cet essai ou créer l’essai dans une opportunité déjà existante.

En tant que manager, vous pouvez désigner le nom du collaborateur qui accompagnera le client pendant l’essai.

Impression des documents : 

Cliquez sur le bouton "Imprimer".

Il se peut que le bouton "Imprimer" n'apparaisse que lorsque vous cliquez sur les trois ponts à droite.

Sélectionnez les documents et les CERFA que vous souhaitez éditer, puis cliquez sur le bouton "Imprimer".

Modification d’un véhicule : 
 

Cliquez sur le bouton "Modifier".

Vous pouvez modifier les informations du véhicule ainsi que ses caractéristiques techniques.      

Mise à jour du prix : 

Pour mettre à jour le prix de vente, rendez vous dans la fiche du véhicule et cliquez sur le champ « Voir le détail » (mise à jour auto des prix requise). 1

Depuis l’onglet détail, cliquez sur mettre à jour le prix.2

Ajouter des photos :
 

Sélectionnez le menu Médias dans la rubrique Autres.

Ajoutez les images correspondant aux gabarits.

Gestion des publications : 

Rappel : les paramètres des publications sont accessibles depuis la page d’accueil en cliquant sur vos initiales. Les prérequis pour rendre le véhicule éligible à la publication sont indiqués dans ce menu.

Cependant, il est possible de modifier la configuration de la publication manuellement en gérant la liste des annonceurs depuis la fiche du véhicule via le menu « Publications ».

Créer un VN stock : 

Cliquez sur le menu "Véhicules". 

• Configurez un VN en renseignant la marque du véhicule et le libellé du modèle.
• Ensuite, cliquez sur Suivant pour choisir le niveau de finition.

• Lors de cette étape, la liste des équipements disponibles sur chaque niveau de finition est consultable.
• Pour savoir sur quelle finition un équipement est présent, entrez son libellé dans la barre de recherche.
• Sélectionnez une finition pour passer à l’étape suivante.

Il vous faudra alors choisir une motorisation et un type de transmission.

• Les résultats affichés sont filtrables (Boîte de vitesse/énergie/Nbre de portes/Transmission).

À l’étape Design, sélectionnez les coloris extérieurs/intérieurs et la sellerie.

Enfin, vous pouvez ajouter des options et/ou des équipements avant de terminer la configuration des éléments montés sur le véhicule.

• Recherchez un équipement manuellement en renseignant son libellé ou sa référence.

Avant de finaliser la configuration du véhicule, vous avez la possibilité d’ajouter des prestations annexes (Ex : extension de garantie /contrat d’entretien).

• Ajout d’un service/ une prestation personnalisée.

• Recherchez une prestation manuellement en renseignant son libellé ou sa référence.

Pour confirmer la commande, Enregistrez-la.

Il est recommandé d’indiquer dans la synthèse quelques informations additionnelles.

Exemple : n° interne du véhicule,  point de vente propriétaire, code usine…

Créer des listes de stocks : 
 

Pour faciliter la gestion du stock de la concession, vous avez la possibilité de sauvegarder des listes de véhicules.

Exemple : liste des VO en entrée physique par date.

• Dans la rubrique  « Afficher », sélectionnez le filtre « Tous les VO » et choisissez le statut « Entrée physique » toutes destinations confondues. 1
• Appliquez le filtre additionnel « Date d’entrée en stock ». 2
• Triez les résultats si vous le désirez.3

• Sauvegardez la recherche.4

  

   

3. Pilotage 

Accès au tableau de bord du menu Pilotage :
 

Cet onglet permet de suivre et analyser l’activité commerciale à travers différents indicateurs de performance, par point de vente ou par collaborateur.

Suivi d'activité :

Cet onglet permet de consulter et analyser l’activité commerciale en temps réel, par point de vente ou par collaborateur, à l’aide d’indicateurs de performance clefs.

Vous pouvez aussi affiner votre recherche selon les filtres proposés.

Objectifs vendeurs :

Cet onglet permet de définir, suivre et analyser les objectifs commerciaux des vendeurs, en distinguant les activités VN / VD et VO, ainsi que le niveau de réalisation associé.

• Vous pouvez aussi affinez votre recherche selon les filtres proposés.
• Les objectifs vendeurs sont bien évidemment paramétrables

Tableau de bord :

L’onglet Tableau de bord permet de consulter des indicateurs de performance et des statistiques synthétiques (opportunités, reprises, stock, VO, etc.) à travers des graphiques dynamiques et des filtres personnalisables.

Vous pouvez aussi affinez votre recherche selon les filtres proposés.

Suivi d’activité commerciale : 
 

Présentation des informations reportées dans le tableau de bord :

Analyse par forage : 

L’analyse par forage est dynamique. Elle permet de consulter les données des statistiques générales en détail.

1) Cliquez directement sur la statistique que vous souhaitez consulter dans les graphiques.

2) Pour approfondir votre analyse, cliquez sur les graphiques successivement affichés pour accéder à des statistiques plus détaillées.