FAQ-049-PARAMETRES-Comment paramétrer une bibliothèque de commentaires ?

Prérequis : il vous faut les droits d'administrateur de la plateforme afin de pouvoir accéder au paramétrage des commentaires figurant dans les opportunités.

Vous avez la possibilité de configurer une bibliothèque de commentaires prédéfinis pour pouvoir les sélectionner directement lors de la validation des offres ou des commandes. Pour cela, rendez vous dans le menu "Paramètres" en cliquant sur vos initiales.

Choisissez le module "Opportunités".

En bas de page, un encadré intitulé "Paramétrer les commentaires prédéfinis pour les documents" permet d'ajouter les commentaires qui seront reportés sur les futures offres et/ou commandes.

Cliquez sur "Ajouter un commentaire".

La fenêtre « Ajouter un commentaire prédéfini » vous permet alors de rédiger le ou les commentaires. Il est obligatoire de les nommer. Des champs doivent être impérativement complétés pour pouvoir passer à l'étape suivante :

• le libellé du commentaire ;

• le commentaire ;

• le type de véhicule.

• le type de client pour lequel ce commentaire doit s'afficher.

• si l'ajout de ce commentaire est applicable aux offres ou aux commandes.

Les types de véhicules concernés par votre commentaire, "VN, VD ou VO", peuvent être choisis grâce à un menu déroulant.

Vous pourrez ensuite choisir les destinations pour lesquelles votre commentaire sera valable parmi les options "Particulier", "Société", "Professionnel de l'automobile". Enfin, cochez les documents impactés selon qu'il s'agisse d'offres ou de commandes. Si vous souhaitez voir apparaître automatiquement ce commentaire sur l'offre ou la commande, cochez la case indiquée.

Cliquez sur "Enregistrer" en bas de page lorsque vous avez terminé la configuration.

Cliquez sur un commentaire afin de le modifier.

Vous pouvez revoir tous les commentaires prédéfinis ainsi que leur application comme bon vous semble.

Une fois vos modifications terminées, Enregistrez votre travail.

Exemple de commentaire prédéfini apparaissant sur une offre dans la rubrique "Observations" :

Si vous créez plusieurs commentaires, il seront sélectionnables dans un menu déroulant lors de l'édition d'offres et/ou de commandes en fonction de ce pour quoi vous les avez programmés.

Vous pouvez modifier manuellement le texte d'un commentaire prédéfini à votre guise. Ainsi, vous pouvez ajouter ou supprimer du texte avant de valider une transaction.

Si aucun commentaire n'est établi en amont, vous aurez toujours accès à la saisie libre lors de l'édition des documents commerciaux.

Exemple d'offre imprimée avec deux commentaires :