FAQ-054-OPPORTUNITES-Comment planifier un rendez-vous d'essai ?

1. Avant de procéder à la prise d'un rendez-vous d'essai, il est recommandé de consulter la disponibilité du véhicule en consultant l'agenda figurant sur la page d'accueil d'OpenFlex. De cette manière, il sera plus pratique de programmer les essais.

Cliquez donc sur le bouton "Voir mon agenda", qui se trouve dans la partie droite de l'écran sous le message de bienvenue et juste au-dessus de la date du jour.

2. Ensuite s'ouvrira un écran composé de trois onglets : "Mon agenda", "Livraison", et "Essais".

Cliquez sur l'onglet "Essais" pour faire apparaître l'écran nommé "Agenda des essais - Point de vente X". Les rendez-vous pris par vous et vos collègues sur la semaine en cours seront visibles.

Le nom du client, le libellé du modèle essayé et son immatriculation seront inscrits sur le calendrier.

En positionnant votre curseur sur le rendez-vous, le nom du commercial suivant l'essai et celui de l'accompagnateur s'afficheront.

Servez-vous des filtres dans la marge à gauche pour trier les essais par collaborateur et type de véhicule, et ainsi gagner en lisibilité.

3. Pour planifier un rendez-vous d'essai, rendez vous sur la page de l'opportunité concernée puis cliquez sur Planifier un rdv d'essai en haut de la page.

4. Dans la fenêtre « Sélectionner un véhicule pour le rendez-vous d'essai », choisissez le véhicule qui vous intéresse. Vous pouvez faire défiler les voitures à l'aide des flèches situées en dessous.

5. Un nouvel écran intitulé "Planifier l'essai de XXX sur l'opportunité XXX" sera présenté.

Dans la section "Sélectionner une plage horaire", le calendrier vous montrera la disponibilité d'un véhicule dans la colonne de gauche et celle du vendeur qui accompagnera le client dans la colonne de droite.

Vous pouvez changer d'accompagnateur en faisant défiler le menu déroulant en haut de la fenêtre.

6. Ensuite, sélectionnez la date et l'heure qui vous conviennent sur le calendrier.

Chaque jour comporte deux colonnes. Cliquez sur la partie droite afin de choisir l'horaire adéquat.

7. Puis cliquez sur le bouton "Créer l'événement" en bas de l'écran.

8. Vous recevrez une notification en haut à droite de l'écran ainsi qu'un courriel confirmant que l'enregistrement du rendez-vous d'essai a bien été pris en compte.

9. De nombreuses informations sont affichées en survolant un rendez-vous :

-Le nom du vendeur qui accompagne le client ou la cliente pendant l'essai.

-Le nom du collaborateur ou de la collaboratrice ayant l'usage du véhicule (si aucun employé n'est affecté sur ce véhicule, aucune donnée ne sera affichée.)

-Le nom du vendeur ayant le suivi du client ou de la cliente.

-En cas d'annulation du rendez-vous, le motif et le nom de la personne ayant effectué une action qui a entrainé l'annulation de l'essai sera indiqué (réservation illimitée, réservation 48h, vente...).

10. Ces données sont également visibles en consultant la colonne reportant le planning d'un collaborateur.

Il n'est pas possible de planifier l'essai d'un véhicule à la même heure pour deux collaborateurs différents et il n'est pas faisable d'attribuer le suivi de deux rendez-vous d'essai à un vendeur à la même heure.

11. Une fois un rendez-vous d'essai planifié, il demeure possible d'en changer les modalités à tout moment. Pour cela, allez dans l'opportunité en question.

Une fois que vous aurez accédé à la page intitulée "Opportunité de M/me XXX", allez dans la rubrique "Actions à venir". Cliquez sur le rendez-vous d'essai qui vous intéresse.

Opportunités / Opportunité de M.me XXX

12. Sur la fenêtre qui s'affiche intitulée "Essai de XXX", cochez la case située sur la partie supérieure "Je souhaite modifier ce rendez-vous d'essai".

13. Vous retrouverez le même affichage que lorsque vous avez créé le rendez-vous, décrit aux étapes 5 et 6. Utilisez votre souris pour sélectionner une nouvelle plage horaire.

14. Cliquez sur le bouton "Modifier l'événement" qui se trouve en bas de la page. Vous apercevrez une notification dans l'angle en haut à droite de votre écran.