Guide utilisateur : livre de police électronique – OpenFlex │Centre d'Aide

Découvrez les prérequis et la marche à suivre pour enregistrer les véhicules d'occasion dans un livre de police électronique. Le livre de police électronique peut être activé aussi bien dans OpenFlex autos que dans OpenFlex motos.

1) Initialisation :

2) Enregistrement d'un VO.

3) Annulation pour modification d'un véhicule dans le LPE.

4) Impact de la suppression d'un VO dans le stock sur le LPE :

5) Déclarer la sortie au LPE :

A) Sortie manuelle :

B) Sortie Automatique :

Annulation de la sortie du stock et du LPE :

Cas d'un véhicule destiné à la casse :

6) Règles de gestion dans le cadre d'un dépôt vente :

7) Utilisation du LPE lors des cessions :

8) Lancement d'un contrôle du LPE.

Prérequis :

-Avoir souscrit à l'option payante "Livre de police électronique (LPE)" et communiquer à notre service déploiement quel(s) point(s) de vente y seront associés.

-Pour démarrer le processus et activer les droits de gestion du livre de police électronique au(x) groupe(s) utilisateur(s) de votre choix, vous devez disposer des droits d'administrateur de la plateforme et des droits de gestion du LPE.

-Une fois l'option activée par notre service déploiement, l'administrateur de la plateforme devra renseigner les informations suivantes pour démarrer le livre de police électronique :

le dernier numéro enregistré manuellement dans le "livre de police papier",
le préfixe qui figurera devant les numéros,
la date à partir de laquelle les véhicules devront être inclus dans le LPE. Tous les VO entrant dans le stock au delà de cette date devront être édités dans ce dernier,

-En cas de contrôle du LPE par les services de l'État, un compte utilisateur faisant partie du groupe "Directeur" bénéficiant du droit de gestion du LPE sera requis pour lancer la procédure.

Règles de gestion :

-Un livre de police électronique est requis par numéro de SIRET. Il sera possible de rattacher plusieurs points de vente dans un LPE unique à cette condition.

-Si les dernières données requises pour démarrer le livre de police ne sont pas saisies par le manager dans les paramétrages d'OpenFlex, aucun enregistrement / consultation du LPE ne sera possible.

-L'enregistrement dans le LPE des VO toutes destinations confondues sera demandé lors de leur passage en entrée physique.

-Un rappel sera visible sur la page d'accueil et sur la fiche des véhicules pour vous alerter sur les entrées non déclarées.

1) Initialisation :

Depuis la page d'accueil d'OpenFlex, cliquez sur vos initiales pour accéder aux paramétrages.

Pour accéder à la configuration du livre de police électronique, cliquez sur le menu correspondant :

Procédez au démarrage du LPE en cliquant sur modifier pour entrer les informations suivantes :

Le dernier numéro de police "papier" enregistré.
Le préfixe qui précédera chaque numéro enregistré.
La date à partir de laquelle les véhicules devront être inscrits dans le LPE.

Tant qu'aucun VO n'a été entré dans le LPE, vous aurez la possibilité de faire des modifications sur les données citées en amont.

Elles seront uniquement consultables une fois que l'enregistrement des VO dans le LPE aura commencé.

Ensuite, afin de déterminer quels utilisateurs auront accès à la gestion du LPE, veuillez vous rendre dans le menu "Utilisateurs, groupes et gestion des droits".

Choisissez le ou les groupes utilisateurs chargés de la tenue du LPE en cochant la case correspondante dans les droits de gestion des véhicules de type VO.

2) Enregistrement d'un VO.

La déclaration d'un véhicule dans le LPE s'effectue lors du passage en entrée physique dans le stock.

Une nouvelle fenêtre s'ouvrira après avoir validé l'arrivée dans le stock pour déclarer l'entrée du VO dans le LPE.

Commencez par renseigner les champs obligatoires suivants :

origine VO

date d'entrée en stock

type de client (particulier ou société)

type et numéro de pièce d'identité (de l'ancien propriétaire)
genre du véhicule
immatriculation
VIN
date MEC
kilométrage

Pour finir, indiquez le prix d'achat et le mode de règlement utilisé lors de la transaction avant de déclarer l'entrée de ce VO au LPE.

Le numéro de police attribué sera inscrit sur la fiche du véhicule. Un pop-up confirmera l'enregistrement.

En passant votre souris sur le module "Véhicules", vous retrouverez l'ensemble des véhicules inscrits dans le livre de police en appuyant sur le bouton "Livre de police électronique".

Le LPE est exportable pour faciliter son traitement en interne.

Exemple :

Si l'utilisateur ne connaît pas certaines données obligatoires, il aura la possibilité de reporter la déclaration du VO au LPE. Les informations saisies seront conservées en cliquant sur le bouton "Ne pas déclarer l'entrée au LPE".

Dans ce contexte, pour éviter tout blocage, le changement de statut du véhicule sera tout de même validé. Son inscription au LPE sera en attente.

Pour rappeler aux utilisateurs que l'enregistrement de ce VO reste à faire, une alerte figurera sur sa fiche.

En outre, un rappel sera également présent sur la page d'accueil parmi les tâches prioritaires.

Au clic sur Déclarer l'entrée, vous serez redirigé vers la liste des véhicules en attente d'enregistrement dans le LPE pour les régulariser.

Exemple :

Il sera également possible d'afficher la liste des véhicules dont la sortie du stock n'est pas encore inscrite sur le LPE en utilisant le filtre "Sorties à valider".

Ainsi, vous pourrez trier les VO par le nombre de jours passés en stock ou par le nombre de jours écoulés depuis leur sortie du stock.

Les VO à rentrer dans le LPE seront aussi identifiables dans le stock en utilisant le filtre "Statut du LPE", sélectionnable parmi les filtres de "Gestion du stock" (À entrer / À sortir).

Attention : si certaines modifications sont effectuées sur la fiche d'un VO enregistré dans le LPE, son entrée sera annulée et un nouveau numéro de police lui sera attribué dans les cas suivants :

-Changement du genre (VP/VU).

-Changement de couleur.

-Changement de : N° d'immatriculation, de VIN, de date de mise en circulation, du prix de rentrée ou d'origine VO.

Une confirmation vous sera demandée avant de valider les modifications.

Dès qu'une donnée importante d'un véhicule est modifiée sur sa fiche, cette action est consignée dans son historique.

Les changements menés à bien seront également précisés dans le livre de police électronique, à droite du tableau.

3) Annulation pour modification d'un véhicule dans le LPE :

Il est possible d'annuler l'enregistrement d'un VO pour effectuer des modifications en consultant le LPE.

Pour cela, cliquez sur le bouton "Annuler" au niveau de la ligne du véhicule concerné.

Le motif de l'annulation du premier enregistrement du véhicule dans le LPE sera requis pour effectuer des changements .

Par le suite vous aurez la possibilité de revoir les informations saisies initialement au moment de l'entrée et / ou de la sortie du livre de police pour les mettre à jour.

Exemple :

Modification des informations d'entrée avant de procéder à celles de sortie.

Après les avoir revues, au clic sur le bouton "Valider l'annulation" une nouvelle entrée dans le LPE sera générée automatiquement.

Les anciens numéros de police seront barrés en rouge dans le LPE suite à la validation des changements.

Les motifs d'annulation du LPE seront également mentionnés dans la dernière colonne du tableau.

Tout changement effectué dans le LPE sera indiqué dans l'historique du véhicule.

4) Impact de la suppression d'un VO dans le stock sur le LPE :

La suppression dans le stock d'un VO ayant un numéro de police entrainera automatiquement son annulation dans le LPE.

Exemple :

Remarque : dans cette situation, la date et le motif d'annulation seront complétés par défaut avec la mention "Suppression du véhicule".

5) Déclarer la sortie au LPE :

Deux méthodes existent pour déclarer la sortie des véhicules du LPE. Selon votre façon de fonctionner vous pourrez faire sortir les VO du LPE manuellement ou automatiquement.

A) Sortie manuelle :

Bien qu'elle ne soit pas légalement obligatoire, la sortie des VO du LPE sera proposée au moment de leur livraison quand ils passeront en sortie.

Une fenêtre invitant l'utilisateur à renseigner les coordonnées du nouvel acquéreur s'affichera instantanément au clic sur le bouton "Déclarer la livraison".

Enfin, le vendeur pourra vérifier la conformité de la garantie du véhicule avant de fournir des informations sur d'éventuels frais de remise en état.

Il lui restera à indiquer la méthode de règlement pour déclarer la sortie du VO au LPE.

En cas de doute sur un élément important, vous pourrez remettre la déclaration de sortie au LPE à plus tard.

Rappel : la sortie du véhicule du stock ne dépend pas de la déclaration de sortie au LPE.

CAS PARTICULIER :

Il est possible qu'un VO soit sorti du stock suite à un changement de point de vente propriétaire ou une cession avant que son enregistrement dans le LPE soit effectif.

Dans cette situation, l'alerte indiquera que l'entrée et la sortie du véhicule doivent être déclarées.

Au clic sur le bouton "Déclarer l'entrée et la sortie", la fenêtre de déclaration au LPE comportera deux onglets pour régulariser le suivi du véhicule.

Chaque étape du processus requiert une saisie d'informations obligatoires, tant pour l'entrée que pour la sortie du véhicule.

Exemple :

Dans un premier temps, complétez le formulaire d'entrée.
Une fois cette démarche accomplie, vous serez invité à fournir les informations de sortie.

Une fois cette formalité accomplie, vous pourrez déclarer simultanément l'entrée et la sortie de ce VO au LPE :

B) Sortie automatique :

Il est possible d'automatiser la sortie des véhicules du "Livre de police électronique" en allant dans les paramètres de la plateforme.

Pour cela, cochez la case intitulée "Je souhaite activer la sortie automatique du livre de police".

Guide utilisateur _ livre de police électronique - Step 44.png

Une confirmation vous sera demandée. Une fois la sortie automatique activée, un robot déclenchera les sorties une fois par jour chaque nuit.

Rappel : le fait d'activer les sorties automatiques n'empêche pas de faire sortir manuellement les VO du LPE. Vous pourrez toujours déclarer la sortie des VO du LPE manuellement lors de leur livraison si vous le souhaitez.

Guide utilisateur _ livre de police électronique - Step 45.png

Annulation de la sortie du stock et du LPE :

En cas d'annulation de la sortie d'un véhicule du stock et du LPE, une fenêtre s'ouvrira pour rappeler les impacts de la suppression d'un véhicule dans le stock :

Si le véhicule est lié à une commande, celle-ci repassera au statut "à livrer".

Le VO étant de retour dans le stock, il vous faudra déclarer de nouveau son entrée dans le LPE.

Exemple :

Un nouveau numéro de police sera attribué aussitôt.

Les différents mouvements seront visibles dans le LPE.

Dans l'exemple ci-dessous le véhicule est passé du numéro 147 à 148 suite aux modifications effectuées.

Cas d'un véhicule destiné à la casse :

Le traitement des véhicules destinés à la casse sera similaire à celui de tout autre VO. Ils devront faire l'objet d'une déclaration dans le LPE en fournissant les mêmes types de renseignements.

Leur déclaration de sortie diffère légèrement de la procédure habituelle dans la mesure où les informations à déclarer sont réduites et concernent seulement la date de sortie, le libellé de l'acheteur et les données de paiement.

6) Règles de gestion dans le cadre d'un dépôt vente :

Dans le cas où un de vos VO est stocké sur un point de vente ou sur un site de stockage en "Dépôt-vente", des entrées et des sorties du LPE devront être déclarées.

Règles de fonctionnement :

Le fait de cocher ou de décocher la case "Dépôt-vente" aura des impacts sur la tenue du LPE.

Selon la fonction du site de présence physique renseigné sur la fiche d'un VO (Point de vente ou lieu de stockage), des entrées et / ou des sorties des LPE seront nécessaires.

-Case dépôt-vente cochée :

Rappel des conditions qui impliqueront qu'un VO soit enregistré sur un LPE lorsqu'il est affecté sur un site de présence physique étant un point de vente utilisant le LPE N°2 :

case dépôt-vente cochée.
avoir un LPE différent de celui du point de vente propriétaire.

Cas particuliers :

-Quand le site de présence physique et le point de vente propriétaire partagent un LPE commun alors aucun mouvement n'est nécessaire.

-Si le site de présence physique n'est qu'un lieu de stockage où on ne pratique pas de commerce, le VO demeurera sur le LPE du point de vente propriétaire.

-Si le site de présence physique est un point de vente et qu'il possède un livre de police manuscrit, vous devrez inscrire le VO dans celui-ci.

-Retrait du dépôt-vente :

Si vous décochez la case dépôt-vente de la fiche d'un VO enregistré sur le LPE d'un point de vente annexe, la sortie du VO de son livre de police sera requise.

Le VO étant alors de retour sur son point de vente d'origine, son entrée devra être à nouveau déclarée dans le LPE de celui-ci.

Exemple :

Si le Point de vente 2 rentre en stock un VO, et qu'il décide de l'envoyer en dépôt-vente sur un site de présence physique faisant du commerce nommé Pve 1, alors ce véhicule devra être inscrit dans le LPE du site Pve 1.

Si la case "dépôt-vente" n'est pas cochée, le véhicule devra être intégré au LPE du Point de vente 2 même s'il est hébergé sur le site de présence physique Pve 1.

7) Utilisation du LPE lors des cessions :

Dans le cadre des cessions, le principe demeure identique.

Tout véhicule d'occasion entrant ou sortant d'un point de vente utilisant un livre de police électronique devra faire l'objet d'une déclaration d'entrée ou de sortie.

Le formulaire de sortie sera prérempli avec les informations de celui qui reçoit le véhicule, notamment le type de client dont il s'agit, son adresse, son code postal et sa ville.