Guida per l'utente parametri

Dalla pagina iniziale di OpenFlex, clicchi sulle iniziali in alto a destra per accedere alle impostazioni .

Vista d'insieme dei diversi aggiustamenti classificati per tema:

Gruppo: gruppo, entità e punti vendita

In questo menù è possibile indicare gli orari di apertura del punto vendita e dei suoi vari servizi, il suo timbro e il suo rappresentante legale (vedere FAQ-007).

Gruppo: utenti, gruppi e gestione dei permessi

Per creare un nuovo gruppo di collaboratori, accedere al menù "Utenti, gruppi e gestione dei permessi".

Assegnare un nome a questo gruppo di collaboratori.

Quindi selezionate il tipo di diritti da associare.

Quindi cliccate sul pulsante « Salvare ».

Gestione dei diritti di utilizzo del gruppo di collaboratori:

I pulsanti di azione consentono di modificare, eliminare o duplicare un gruppo. È anche possibile collegare un collaboratore direttamente a un gruppo.

Definire i diritti di azione concessi sulle opportunità per ciascun gruppo.

Assegnare i diritti di utilizzo del database clienti per ciascun gruppo.

Creazione di un utente:

Per aggiungere un nuovo utente, cliccate sul pulsante dedicato.

Inserite il nome e il cognome del collaboratore.
Cliccate sul pulsante "Aggiungere un utente".

-Inserite l'indirizzo e-mail e il numero di telefono del collaboratore.
-Se necessario, designatelo come amministratore dello strumento (accesso ai parametri concesso).
È possibile concedere agli utenti che dispongono dei permessi di amministratore l'accesso alla gestione degli account (diritto necessario per creare, modificare o eliminare account nella piattaforma).
-Quindi, selezionare il punto vendita o i punti vendita a cui sarà assegnato.

Iniziate associando il nuovo utente a un gruppo di collaboratori per assegnargli i permessi di utilizzo adeguati cliccando su « Attribuire ».

Gruppo: temi

Nel menù "Temi" è possibile aggiungere il logo che verrà visualizzato sui documenti VO generici nei moduli Veicoli e Opportunità. A tal fine, scaricarlo dal proprio computer.

Veicoli: camera di qualificazione al catalogo di riferimento

La modifica del comportamento della camera di equilibrio consente di scegliere se i veicoli importati in OpenFlex andranno direttamente nel magazzino o passeranno attraverso questo spazio intermedio.

Se si sceglie di far transitare un tipo di veicolo attraverso la camera di equilibrio, sarà necessario specificare se i veicoli controllati dal sistema potranno entrare direttamente nel magazzino.

Le impostazioni possono variare per adattarsi ai diversi tipi di veicoli.
Per salvare questa impostazione, cliccare su « Convalidare ».

Veicoli: prenotazione in pre-ingresso - numero di consegne giornaliere

Nella configurazione del modulo "Veicoli", i VO possono essere resi prenotabili prima del loro effettivo arrivo in magazzino. Il funzionamento è spiegato nella FAQ-042.
È inoltre possibile programmare un numero massimo di consegne giornaliere da non superare. Per ulteriori informazioni, consultare la FAQ-065.

Veicoli: attrezzature da mettere in evidenza - fonti di acquisto

Evidenziate le attrezzature che desiderate negli annunci utilizzando parole chiave. Per ulteriori informazioni, consultate la FAQ-019.
È possibile aggiungere fonti di acquisto con il pulsante "Aggiungere una fonte di acquisto". Queste appariranno nella cronologia e nella configurazione dei veicoli.

Veicoli: la linea di vita

La linea di vita di un veicolo consente di tracciare il suo percorso nel magazzino (dal momento in cui è previsto il suo ingresso fino alla sua uscita) .

È possibile impostare una linea di vita diversa per adattarla al tipo (VN, VD, VO) e alla destinazione (privato, professionista) di ciascun veicolo.

Il processo globale mette in parallelo la pubblicazione degli annunci e la disponibilità alla vendita sul sito dei veicoli.

La pubblicazione dei veicoli può essere attivata non appena questi entrano in magazzino o attendere il completamento della preparazione.

È anche possibile scegliere in quale fase i veicoli possono essere selezionati in un'offerta commerciale.

La fine del processo (uscita dal magazzino) può essere effettuata manualmente o automatizzata tramite la fatturazione di un DMS (solo se è attivata un'interfaccia).

Nella stessa pagina è possibile aggiungere una fase personalizzata (stato) nella linea di vita.

Esempio di aggiunta di uno stato personalizzato:

La modifica di uno stato consente di cambiarne la denominazione, il termine di realizzazione, il carattere obbligatorio o di eliminarlo.

Veicoli: garanzie

La creazione delle garanzie è libera nella digitazione della dicitura, ogni garanzia creata può essere assegnata a un tipo di veicolo (VD o VO).

Veicoli: prodotti aggiuntivi-kit di consegna

È possibile creare uno o più kit di consegna.

Dopo aver inserito il nome del kit, aggiungere un elemento che sarà incluso indicando il suo prezzo IVA esclusa e l'aliquota IVA.
Il prezzo IVA inclusa verrà calcolato automaticamente.

Una volta aggiunti i vari elementi del kit di consegna, assegnarlo a un tipo di veicolo. È anche possibile assegnare questo kit a una marca o a un modello specifico. Una volta definita l'assegnazione del kit, salvarla.

Veicoli: prodotti aggiuntivi-accessori

È possibile creare uno o più accessori.
Dopo aver inserito la denominazione dell'accessorio, è necessario aggiungere il codice prodotto (non obbligatorio) e il prezzo, IVA esclusa o inclusa; l'aliquota IVA selezionata effettuerà il calcolo necessario.

È quindi necessario assegnare questo accessorio a una marca o a un modello per poterlo salvare.

Veicoli: prodotti aggiuntivi-servizi

Il principio dell'aggiunta di un servizio è identico a quello degli accessori, spiegato nella pagina precedente. Per ulteriori dettagli sulla procedura, consultare la FAQ-012.

Veicoli: trasferimenti di proprietà

A seconda del vostro funzionamento interno, le richieste di trasferimento di proprietà possono essere trattate in modi diversi in OpenFlex. Vi presentiamo le diverse possibilità nella FAQ-040.

Veicoli: siti di presenza fisica

Dal menù "Siti di presenza fisica" è possibile aggiungere tutti i siti di stoccaggio aggiuntivi desiderati.
I siti fisici creati saranno condivisi con l'intero gruppo.

Pubblicazioni: sintesi

La configurazione delle pubblicazioni avviene in base al tipo di veicolo (VN, VD, VO).
L'impostazione delle immagini da pubblicare consente di scegliere il numero minimo di foto che autorizza la pubblicazione di un veicolo.
È possibile indicare modelli obbligatori per presentare il veicolo da diverse prospettive.
È anche possibile limitare queste immagini alle sole foto scattate sul veicolo o utilizzare foto generiche se non sono state scattate foto.

Pubblicazioni: contratti di inserzionisti

-Con il tipo di veicolo voluto selezionato, premere "Aggiungere un contratto" per creare un contratto di inserzionista.
-Questa operazione deve essere eseguita con ogni contratto già configurato in OpenFlex.
-Per ulteriori approfondimenti, consultare la FAQ-057.

-Inserite il nome del contratto.
-Selezionate i tipi e le destinazioni interessati.
-Aggiungete questo contratto pubblicitario.

Pubblicazioni: filigrane

La scheda "Pubblicazioni" consente anche di incorporare filigrane nelle immagini degli annunci, in modo da garantire l'autenticità dell'immagine pubblicata visualizzando il proprio logo. Scegliere il tipo di veicolo e cliccare su "Aggiungere una filigrana" e seguire le istruzioni. Per ulteriori informazioni, consultare la FAQ-064.

Potete anche aggiungere un commento all'annuncio utilizzando l'apposito campo.

Pubblicazioni: contatti

Le impostazioni del contatto visualizzato sulle pubblicazioni consentono di scegliere il collaboratore o il punto vendita i cui dati di contatto appariranno sugli annunci. Cominciare per scegliere il tipo di veicolo interessato.

È anche possibile registrare un contatto per contratto pubblicitario.
Per ulteriori dettagli su questi metodi, consultare la FAQ-056.

Politica dei prezzi: sintesi - aggiornamento automatico dei prezzi - svalutazione

L'attivazione dell'aggiornamento automatico dei prezzi di vendita delle auto usate è controllabile.
-O tramite un margine minimo residuo da non superare in caso di variazione del prezzo.
-Oppure spuntando la casella che consente di impostare un controllo su tutti i prezzi calcolati automaticamente.
-Le FAQ 037 e 070 specificano come impostare e come gestire gli aggiornamenti dei prezzi.

Politica dei prezzi: valore di vendita VO - aggiustamento

La seconda sezione riguarda i diversi adeguamenti rispetto al valore di mercato che consentono di definire un posizionamento di vendita.

Lo sconto mensile consente di anticipare un calo del valore di mercato nel tempo; qui si imposta la percentuale di calo prevista per mese. Il sistema applicherà un calcolo pro rata temporis rispetto alla data di ingresso prevista del veicolo.

È possibile valorizzare al momento della rivendita il fatto che il veicolo sia soggetto al recupero dell'IVA, allo stesso modo, il prezzo di vendita di un'auto potrà essere adeguato al rialzo o svalutato in base al numero di proprietari.

Per salvare questa impostazione, cliccare su « Convalidare ».

È possibile valutare le opzioni in diversi modi: il metodo utilizzato per valutare le opzioni consentirà un confronto più accurato del veicolo stimato con quelli presenti sul mercato. Di conseguenza, il valore di mercato ottenuto sarà più accurato.

La scelta del metodo di calcolo determina il modo in cui verranno applicate le regolazioni. Un metodo a livelli avrà un effetto "a gradini" con prezzi di vendita che possono variare bruscamente non appena viene raggiunto uno dei criteri impostati. Un metodo lineare tenderà ad attenuare questo effetto.

È possibile aumentare o diminuire il prezzo di rivendita di un veicolo in base al tipo di alimentazione, alla marca, al modello, al chilometraggio e all'età per periodi di tempo.
Il numero di regole di adeguamento non è limitato, quindi è possibile applicare un adeguamento indipendente sui veicoli diesel e poi creare un altro adeguamento su una marca, ad esempio.
Una volta completate le regolazioni, salvare le impostazioni.

Valore di vendita VO: impatto

L'impatto della rotazione consente di fissare un prezzo di rivendita adeguato al rischio dichiarato del periodo di detenzione del veicolo. In base al numero di giorni di pubblicazione fornito, è possibile influire sul prezzo di vendita per fascia.

È anche possibile influire sul prezzo di vendita in base alla provenienza del veicolo (ad esempio scuola guida) e ai colori interni ed esterni.

Poiché questi elementi possono essere determinanti nella rivendita, le impostazioni configurate qui consentono un calcolo più accurato.

Valore di vendita VO: destinazione automatica

L'impostazione della destinazione di rivendita consente di applicare diverse regolazioni durante il calcolo del prezzo di vendita.

È sufficiente definire le regole che orienteranno il veicolo stimato per una rivendita a privati o a professionisti.

Per destinare un VO alla rivendita a professionisti, è necessario creare una o più regole. Premere su "Aggiungere una regola".

Queste riguardano il tipo di veicolo, la marca, l'età o il chilometraggio del veicolo.
È possibile indicare una coppia di criteri età-chilometraggio con la condizione "e" oppure lasciare questi criteri indipendenti con la condizione "o".
Nel primo caso, entrambi i criteri dovranno essere soddisfatti, nel secondo caso sarà sufficiente uno dei due criteri per orientare la rivendita.

-Nel caso in cui una permuta sia destinata a professionisti del settore automobilistico, è possibile definire il tempo di risposta a loro disposizione per pronunciarsi sulle richieste di quotazione e sulle aste di stock (1).
-Se questo elenco non viene creato, tutti i professionisti del settore automobilistico presenti nei propri contatti clienti riceveranno un avviso (2).

Per destinare automaticamente un VO alla rivendita a privati o professionisti, è necessario creare una o più regole.
Queste riguardano il tipo di veicolo, la marca, l'età o il chilometraggio del veicolo.
È possibile indicare una coppia di criteri età-chilometraggio con la condizione "e" oppure lasciare questi criteri indipendenti con la condizione "o".
Nel primo caso, entrambi i criteri dovranno essere soddisfatti, nel secondo caso sarà sufficiente uno dei due criteri per orientare la rivendita. (vedere FAQ-091)

Valore di vendita VO: calo di valore per i professionisti

Poiché il prezzo di rivendita a un professionista è inferiore a quello di rivendita a un privato, è possibile applicare uno sconto specifico sul valore di mercato del veicolo. Questo sconto tiene conto delle spese e del margine che il professionista dovrà integrare nel proprio prezzo di vendita al privato.

Questo sconto è configurabile per fasce di valore di mercato dei veicoli.

Valore di permuta VO: margine professionista / privato

Una volta calcolato il prezzo di rivendita sulla base dei parametri precedenti, è necessario dedurne il margine previsto e le spese da prevedere, al fine di proporre un valore di permuta netto e coerente con il futuro posizionamento alla rivendita.

Per una destinazione professionista, è possibile creare una o più tabelle di margine che si applicheranno non appena l'orientamento del veicolo sarà corrispondente.

Queste tabelle possono essere segmentate per fascia di prezzo di rivendita, il margine atteso sarà diverso a seconda del prezzo di rivendita del veicolo.

Ogni griglia di margine può essere assegnata a un tipo di veicolo, una marca o un modello.

Per una destinazione a privati, è possibile creare una o più tabelle dei margini che si applicheranno non appena l'orientamento del veicolo corrisponderà.
Queste tabelle possono essere segmentate per fascia di prezzo di rivendita. Ogni tabella dei margini può essere assegnata a un tipo di veicolo, a una marca o a un modello.

Ad esempio, è possibile creare una griglia di margini specifica per i veicoli premium definendo livelli di margine diversi in base alle fasce di prezzo di rivendita, quindi scegliendo di assegnare tale griglia ai marchi considerati premium.

Valore di permuta VO: diagnosi SOH

Nella scheda "Valore di permuta VO" è presente un riquadro denominato "Impostazione della diagnosi SOH". Questo riquadro consente di scegliere se rendere obbligatoria o meno tale diagnosi, destinata a valutare lo stato della batteria di un veicolo elettrico o PHEV. Questa impostazione influirà sulla flessibilità offerta ai venditori durante un percorso di permuta. Per ulteriori dettagli, consultare la FAQ-084.

Valore di permuta VO: spese

È possibile valutare i costi inerenti allo stoccaggio e alla ricommercializzazione dei veicoli permutati.

I costi finanziari che riflettono il finanziamento del magazzino possono essere espressi su ogni permuta in percentuale del suo valore di mercato.

Le spese professionali sono quelle legate alla commercializzazione del veicolo (garanzia, preparazione estetica, costi di pubblicazione, ecc.).

È possibile stabilire una tabella delle spese professionali per fascia di valore. Poiché i costi di garanzia o di preparazione possono essere correlati al valore dei veicoli, ciò consente di ponderare l'onere su ciascun veicolo permutato.
È possibile creare diverse tabelle di costi professionali, che possono essere assegnate a tipi di veicoli o marche, ma anche tenere conto di criteri quali il chilometraggio o l'età.

Valore di permuta VO: danni stimati

Qui verrà definito il numero di foto da scattare durante una valutazione di permuta.

I costi di riparazione VO sono configurabili in dettaglio.

Ogni elemento di riparazione può essere valutato individualmente.

Anche i costi relativi agli pneumatici sono modificabili.

I costi di manutenzione consentono di anticipare i costi relativi alla manutenzione ordinaria del veicolo in base al suo chilometraggio.

Se il libretto di manutenzione non è aggiornato al momento della stima del veicolo, tali costi saranno valutati e detratti dal prezzo di permuta. È possibile deselezionare tali costi in modo da non tenerne conto nel prezzo.

La valutazione viene effettuata per fasce. Ad esempio, è possibile valutare 100 € IVA esclusa per ogni fascia di 10.000 km, quindi un veicolo con 100.000 km avrà 1.000 € IVA esclusa di spese di manutenzione.

Ogni elemento esterno può essere configurato individualmente.
Cliccando su un elemento è possibile definire l'elenco delle riparazioni possibili e il costo di ciascuna di esse.

È possibile aggiungere un difetto o modificare quelli già elencati.
Il costo generato può essere valutato al prezzo di riparazione interno (professionista) o al prezzo pubblico (privato).

È possibile configurare elementi di tappezzeria o altre riparazioni in aggiunta agli elementi esterni.

Valore di permuta VO: sostituzione costi di riparazione

Al fine di garantire una valutazione realistica dei costi di riparazione durante la stima, è possibile impostare un valore minimo che verrà applicato di default. Tale valore sarà basato sul chilometraggio del veicolo da permutare.

Questo calcolo sostituirà quindi il valore stimato dal collaboratore se inferiore al minimo calcolato.

Valore di permuta VO: convalida automatica

L'insieme dei parametri definiti in precedenza determina il prezzo di rivendita e il prezzo di permuta di un VO.

È quindi possibile lasciare che il sistema convalidi automaticamente il prezzo di permuta da proporre al cliente.

Dopo aver definito il valore minimo di permuta possibile e l'età massima dei veicoli interessati, è sufficiente indicare a quale destinazione potrà essere applicata questa convalida automatica.

È possibile definire i casi esclusi da questa convalida automatica, che saranno quindi convalidati manualmente.

La convalida automatica del prezzo di permuta può essere applicata indipendentemente per le destinazioni privato o professionista (=Valore professionista gruppo).

È possibile scegliere quando il sistema non potrà eseguire la convalida automatica.

È sufficiente definire i casi esclusi da questa convalida automatica specificandone i criteri.

Tali criteri riguardano il tipo di veicolo, la marca, il modello, l'energia, il valore di mercato, l'età o il chilometraggio.

Opportunità: sintesi

Il termine per l'annullamento delle opportunità in corso è impostato in base al numero di giorni di inattività dell'offerta commerciale.

L'impostazione del termine di ingresso in magazzino predefinito consente al sistema di calcolare un prezzo di permuta, in particolare per le stime effettuate online. Per salvare questa impostazione, cliccare su « Convalidare ».

Gli sconti commerciali, il periodo di validità delle offerte commerciali e degli ordini di acquisto sono configurabili.

Gli sconti commerciali sono configurabili in base al tipo di veicolo e al tipo di cliente interessato. Gli importi possono essere indicati in € o in %. Se non si desidera limitare gli sconti, lasciare questi campi vuoti.

L'impostazione del periodo di validità predefinito delle offerte commerciali inserirà una data sull'offerta, che potrà essere modificata manualmente.

L'impostazione del periodo di validità predefinito degli ordini inserirà una data sul buono d'ordine, che potrà essere modificata manualmente.

Numerazione degli ordini VN:

Per facilitare il monitoraggio degli ordini VN, sarà possibile aggiungere un prefisso sui buoni d'ordine.

Ogni prefisso sarà associato a un marchio.
Esso figurerà sull'ordine di acquisto e sul verbale di consegna davanti ai rispettivi numeri.

Commenti predefiniti:

È possibile definire un commento che verrà inserito di default sui documenti commerciali di offerta (VN, VD, VO) e di ordine (VN, VD, VO).

Queste osservazioni possono essere modificate o eliminate a piacimento. Vedere FAQ-049.

Opportunità: campagne di permuta

È possibile creare un percorso di permuta online che genererà lead direttamente nello strumento (opportunità in attesa di venditore).

È necessario indicare almeno il nome di questa campagna, che sarà attiva per impostazione predefinita a partire dal giorno della sua creazione.

È anche possibile definire una data di fine attivazione di questa campagna, escludere marchi da permutare, punti vendita del gruppo, limitare il numero di connessioni giornaliere di un utente e modificare i colori visualizzati sulla pagina.

Non appena la campagna sarà registrata, sarà disponibile l'URL corrispondente.

Potrà essere fornito a un fornitore di servizi per integrare una pagina di permuta sul proprio sito web, oppure utilizzato in una campagna di marketing per raccogliere richieste di permuta.

Opportunità: stampa PDF

Nelle impostazioni dei documenti allegati alle offerte o agli ordini, aggiornate le vostre condizioni generali di vendita per marca e tipo di veicolo. A tal fine, consultate la FAQ-033.

Opportunità: altro/percorso di vendita digitale

Il percorso di vendita digitalizzato consente di eseguire diverse operazioni, tra cui l'impostazione del timbro del punto vendita. Vedere la FAQ-007.
Sono disponibili anche opzioni a pagamento per ampliare le funzionalità di OpenFlex. L'attivazione del pagamento elettronico, ad esempio, consente ai vostri clienti di pagare gli acconti online.

Opportunità: finanziamento/sintesi

I finanziamenti, di qualsiasi tipo (affitto con opzione d'acquisto, affitto a lungo termine, credito, ecc) , possono essere configurati in questo menù associandoli agli istituti finanziari.

È anche possibile rendere disponibile un finanziamento per tutti o parte dei marchi o tipi di veicoli.

Gli organismi di finanziamento possono essere aggiunti qui.

Per ogni ente (finanziaria) è necessario indicare il nome e un codice di autenticazione per la connessione ai servizi dedicati.

Finanziamento: simulazioni di stock

Per ulteriori informazioni sulle simulazioni di finanziamento, consultare la FAQ-036. Queste sono disponibili solo per i crediti classici e si applicano in generale ai veicoli dimostrativi e VO.

Clienti: sintesi

La deduplicazione automatica delle schede avverrà quando il nome e il cognome di una persona fisica o il numero dell’azienda e il numero fiscale di una società sono identici in due schede e queste condividono lo stesso indirizzo e-mail o lo stesso numero di telefono. Le due schede saranno unite dando la priorità alle informazioni più recenti.

Aggiungere un campo alla scheda cliente:

Cliccate sul menù "Clienti" per aggiungere uno o più campi a una scheda cliente.

Inserite la denominazione e il tipo del campo aggiuntivo. Quindi, specificare il tipo di contatti clienti che disporranno di questo nuovo campo. Infine, salvare le modifiche.

Gestione del GDPR: definire un DPO

Dalla pagina iniziale del menù "Gestione del GDPR", definire un DPO premendo sul tasto "Modificare".

Specificate i dati di contatto di questo DPO:

Impostazione della politica sulla privacy:

Esempio di politica sulla privacy da redatta:

Premere "Convalidare" nel basso della pagina per registrarla.

Gestione del GDPR: anonimizzazione delle schede clienti

Per motivi legali, il termine per l'anonimizzazione delle schede clienti si basa sulla data dell'ultimo aggiornamento dei consensi o, in mancanza di questo, sulla data di creazione della scheda.
Il termine per l'anonimizzazione dei potenziali clienti e dei clienti sospetti è di 3 anni. Per quanto riguarda i clienti, il termine è quello indicato dal parametro "Numero di anni prima dell'anonimizzazione delle schede clienti".

Avvisi interni: sintesi

Ogni nuova voce inserita nell'agenda può essere segnalata dal sistema. Le nuove voci inserite nell'agenda sono contrassegnate da un puntino rosso accanto alle iniziali dell'utente. È inoltre possibile scegliere di essere avvisati anche tramite e-mail.

Comunicazione: sintesi

Inserite il nome e l'indirizzo e-mail del mittente che appariranno durante l'invio delle campagne di mailing.

Varie: strumenti di terze parti

Il menù "Strumenti di terze parti" consente di decidere quali dati e campi possono essere modificati dagli strumenti esterni a OpenFlex. I diritti sulle informazioni possono essere selezionati in base al tipo di veicolo. È possibile elaborare le impostazioni per entità e per punto vendita in base ai diritti di cui si dispone. Spiegazioni dettagliate sono disponibili nella FAQ-096.

Varie: gestione contabile

Affinché i contabili delle aziende che utilizzano OpenFlex abbiano accesso diretto ai dati relativi alle opzioni a pagamento che utilizzano, possono estrarre tali costi dalla sezione "Gestione della contabilità" del menù "Parametri". L'esportazione di queste informazioni avviene in formato Excel. Per ulteriori dettagli sul funzionamento di questo modulo, invitiamo a leggere la FAQ-043.